Württembergischer Schützenverband 1850 e.V.

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Teil 2/3: Umstellung Ihrer Zahlungsverkehrsverwaltung auf
SEPA :

 
Um ab dem 01.02.2014 weiterhin Lastschriften (z.B. Mitgliedsbeiträge)
durchführen zu können, müssen Sie in Ihrer Zahlungsverkehrsverwaltung bzw.
EDV-Buchhaltung einige Anpassungen vornehmen.

Einrichtung eines Onlinebanking-Zuganges:
Bitte beachten Sie, dass das SEPA–Lastschriftverfahren nur noch beleglos
über eine Onlinebanking-Software abgewickelt werden kann.
SEPA funktioniert ausschließlich online. Setzen Sie sich daher mit Ihrer
Hausbank zwecks Einrichtung eines Onlinebanking-Zuganges in Verbindung.
Lastschriftbelege und DTA-Disketten werden künftig nicht mehr bei den
Banken angenommen.
 
Wegfall Dauerlastschriften:
Bestehende Dauerlastschriften (Daueraufträge) können nicht mehr
weitergeführt werden.
 
Prüfung der SEPA-Fähigkeit Ihrer Zahlungsverkehrssoftware:
Die Software, mit der die Lastschriften (z.B. Mitgliedsbeiträge) eingezogen
werden, muss künftig alle notwendigen SEPA-Daten verarbeiten können:
Gläubiger ID, Mandatsreferenz, IBAN & BIC.
Sinnvoll wäre auch eine Mandatsverwaltung in Ihrer Software, in der
Mitgliedsname und Mitgliedsnummer (Mandatsreferenz)  in  der
Stammdatenverwaltung hinterlegt ist.
 
Anpassung Ihrer Software auf SEPA:
Prüfen Sie auf der Homepage Ihres Softwareherstellers die Möglichkeit
entsprechender Updates Ihrer Software, die eine automatische Ergänzung
der bestehenden Bankverbindungen um die IBAN und den BIC
(Konvertierung) bietet.
Investieren Sie gegebenenfalls in eine SEPA-fähige Vereinssoftware.
Unser Tipp: Die Premium-Version der neuen WSV-Mitgliederverwaltung NEON
bietet den Vereinen die Möglichkeit, elektronische SEPA-
Lastschriften
abzuwickeln.
 
Prüfung der bestehenden Einzugsermächtigungen der aktuellen
Mitglieder:
Durch Wandlung können bestehende Einzugsermächtigungen in SEPA-
Basislastschriftmandate
umgedeutet werden, ohne dass Sie neue SEPA-
Lastschriftmandate von Ihren Mitgliedern einholen müssen.
Diese Einzugsermächtigungen müssen Ihnen aber schriftlich vorliegen.
Sie müssen die Inhaber dieser Einzugsermächtigungen allerdings
mindestens 14 Tage vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über das
Fälligkeitsdatum und den fälligen Betrag schriftlich informieren sowie die
Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz (z.B. Mitgliedsnummer im Verband)
mitteilen. Dies kann z.B. durch ein Schreiben an Ihre Mitglieder vor dem ersten
SEPA-Einzug oder durch einen schriftlichen Zusatz in der jährlichen
Mitgliedsbeitragsrechnung – sofern dies vereinsseitig versendet wird – erfolgen.
Bei Neumitgliedern muss das SEPA-Lastschriftmandat bereits Bestandteil
der Beitrittserklärung sein.
 
Organisation der Aufbewahrung der Mandate:
SEPA Lastschriftmandate und gewandelte Einzugsermächtigungen müssen
mindestens 14 Monate
nach dem letztmaligen Einzug aufbewahrt werden.
Sollte ein Lastschriftmandat innerhalb von 36 Monaten ab Unterzeichnung
nicht in Anspruch genommen werden, verliert es seine Gültigkeit
(Beachtung bei Beitragsruhezeiten). Nach jedem Lastschrifteinzug beginnt
diese Frist von vorne und wird durch Mandatsänderungen
(z.B. Änderung Bankverbindung) nicht unterbrochen.
 
Im 3. SEPA-Teil auf der folgenden Seite finden Sie die Vorbereitungsschritte
bis zum ersten SEPA-Basislastschrifteinzug.